為應對當前金融危機，由貿促總會組織，貿促陜西省分會承辦的“推進國際會展應對金融危機研討會”4月6日在西安召開。總會張偉副會長到場講話。
我會梁鵬程副秘書長出席會議，并應邀發表了題為 “觀眾組織，展會成功舉辦的生命線 ”的講話。講話中介紹了我會展覽會觀眾組織工作由弱到強的各發展階段。梁副秘書長講話全文如下：
觀眾組織，展會成功舉辦的生命線
--紡織貿促會展覽會觀眾組織工作介紹
中國國際貿易促進委員會紡織行業分會已走過了20年的歷程，我會的主體業務是舉辦紡織服裝行業國內外展覽會，從1988年開始的單一的中國國際紡織機械展覽會發展到2008年合作承辦13個國內展，涵蓋了整個紡織服裝產業鏈，2008年在如此嚴峻的經濟形勢下，在中國貿促會和中國紡織工業協會的堅強領導與支持下，紡織貿促分會克服種種困難，不斷改革創新，各項工作都取得了較好發展。全年來華展共舉辦13個，總展出面積564，800平方米，其中境外展商面積147，190平方米，國際參與度約占25％；參展商總計8128家，其中境外參展商2348家；專業貿易觀眾總計324，206名，其中境外專業觀眾32，690名，平均約占10％。境外展合作自主舉辦2個，組織企業參加境外知名紡織展覽會7個，共計1113個標準展位，參展商640家。這些數字背后，一方面是緊密依靠中國貿促總會和中國紡織工業協會的大力支持，一方面是我會多年來對于展會開拓工作不斷地探索而積累了一些辦展經驗。這里面既有與國外知名展覽公司的成功合作，也有與各個行業專業協會的團結協作；既有對參展企業的組織，也有對專業買家的邀請，其中觀眾組織，作為一個展會成功舉辦的生命線，對于一個辦展組織或單位來講是各項工作中的基礎與成功源泉。縱觀其發展歷程，我會觀眾組織工作經過了這樣幾個發展階段：
第一階段：（1988年––1994年）政府辦展國企唱主角，觀眾組織行政牽主線。
1988年的中國國際紡織機械展覽會是第一個行業展覽會，那時展覽會還是一個新鮮事物，無論是行業管理體制和企業的性質、管理、營銷都沒有市場化，國內紡織服裝企業以國企占絕對主體，展商的招展與觀眾的組織多是借助行政干預手段，基本是上傳下達發文件、各省市聯絡員會議、發參觀票的方式。
第二階段：（1995年––2003年）市場經濟展會生變化，觀眾資源積累加利用。
1992年，國家實行市場經濟體制改革以后，很多國企進行改組改造，很多民營企業蓬勃發展，展覽會的國企參與比例逐年下降，民營企業逐漸活躍，觀眾組織行政干預手段逐漸弱化。紡織貿促會1995年與法蘭克福展覽公司合作舉辦的第一屆面料展的同時，也為我們帶來了先進的辦展經驗與服務理念，我方敏銳地意識到觀眾的重要性，開始收集到場參觀的觀眾名片資料并加以利用，用于下一屆的觀眾邀請工作；并與主辦的行業會議、出訪團組、企業名錄等行業活動相結合，互補互促；開始嘗試用excel表格、foxpro等軟件管理逐年積累的觀眾信息，建立起了一個專門負責觀眾信息管理與組織邀請的數據庫人員小組。數據庫信息積累量達到10萬余條，并于1996年出版了業內頗有影響力的企業名錄《紡織工業指南》。此階段，“觀眾組織”工作的概念與內涵逐步清晰。
第三階段：（2004年––2008年）提升展會國際化、品牌化、市場化程度，觀眾挖潛分析與服務。
近幾年來，中國的展覽業飛速發展，但國內會展與發達國家相比還存在很大的差距，比如展會的品牌化、國際化、市場化，以及對參展商和觀眾組織和服務等方面，都亟待更大的提升。展覽會觀眾已不再單純停留在組織邀請階段，服務也提上了議事日程。如何增加潛在觀眾的數量，確保受眾面？如何吸引潛在觀眾到場，豐富現場活動？如何留住VIP買家，提升服務？紡織貿促會采用Access數據庫管理軟件分析歷屆觀眾構成，通過現場、名錄、報刊、網絡、合作交換等多種途徑搜集擴充更新數據庫本行業及下游行業企業信息；通過網站配合展會宣傳并開通觀眾網上預登記系統；通過數據分析、設立特邀買家參觀日，鎖定VIP買家；通過觀眾問卷調查、改進相應服務；通過電子郵件、短信、信函、電話、市場調研推介、商協會合作等橫向多點的聯系渠道與業界人士互動交流。會內展覽、聯絡、信息、法律等部門通力合作，通過全會展覽活動貫穿整個紡織服裝產業鏈的特點優勢，各展資源綜合利用開發；積極吸納發展會員，為其提供《紡織貿促通訊》，從國家政策導向、行業形勢分析、貿易資訊發布、法律服務等環節加強與企業的縱深聯系，將招展招商做得更加人性化；通過同類展會主辦的合作，優勢互補，錯位經營，共享資源，擴大展會影響面（如紹興展、廣東家紡展）；通過舉辦專業性的技術交流講座與行業賽事（如家紡設計大賽），豐富展會內涵與外延；通過多個方面工作全面推進，形成了總量60余萬條、聯系方式具體、聯絡途徑豐富的專業買家數據庫，較好的解決了這些問題。在金融危機爆發的08年下半年，旗下的展覽會觀眾數量沒有大的滑坡，有些還是上升的，這并非偶然。此階段，“觀眾組織”已深入人心，成為全會工作的重點之一。
現階段：（2009年––）展會運作規模與合作觀眾有聲交流與溝通。
2008年歲末，紡織貿促會順利實現了前期制定的四年發展規劃目標，2009年伊始，面對著席卷全球的金融風暴對實體經濟的沖擊，作為服務業的展會也受到了很大影響。我會及時確立了“保規模、立信心、深服務”的辦展指導方針，我們進一步提高了對展會觀眾組織的重視程度，把觀眾組織好作為應對展會規模下滑、吸引展商的重要舉措。在保留原先一系列做法的同時，從過去的無聲單向宣傳為主，逐步向有聲雙向溝通轉變，通過電話、實地走訪等方式與買家溝通，把展商與觀眾之間的商貿派對做在前頭、落到實處。對于規模較小展會的運作，也在探索嘗試以VIP專業觀眾的需求來定向招展的模式。同時我們正著手投入財力進行觀眾數據庫管理系統的全面改造升級、引進先進的觀眾Call-center系統等。
盡管紡織行業分會在觀眾組織方面做了大量的工作，也積累了一定的經驗，但隨著展會規模的不斷擴大，對觀眾組織工作也要求越來越高，特別是專業展會的更加細分化，對不同的參展群體相對應的買家群如何組織提出了更高需求。另一方面，隨著信息技術的快速發展，如何將新興的信息技術應用到觀眾邀請中來，還有大量的工作需要嘗試與探討。我們將深入學習，努力實踐，和貿促會同行一起發展壯大我國的會展事業。
