在國(guó)際貿(mào)易中，買(mǎi)賣(mài)雙方在簽訂合同之后，就合同相關(guān)事宜或者貿(mào)易安排需要進(jìn)行變更時(shí)，往往通過(guò)郵件、電話、面談等方式進(jìn)行。而貿(mào)易雙方妥善保存在此期間的相關(guān)書(shū)面文件，對(duì)于后期發(fā)生貿(mào)易糾紛時(shí)確認(rèn)債權(quán)債務(wù)關(guān)系和法律責(zé)任歸屬往往具有十分重要的意義。但一些出口企業(yè)在貿(mào)易實(shí)踐中，往往由于種種原因忽視了書(shū)面證據(jù)的留底和保存，為日后可能發(fā)生的貿(mào)易糾紛埋下了隱患。中國(guó)出口信用保險(xiǎn)公司（中國(guó)信保）處理的兩宗索賠案件就充分說(shuō)明了書(shū)面證據(jù)的重要性。

　　案情介紹

　　案例一：國(guó)內(nèi)出口企業(yè)X向俄羅斯買(mǎi)家出口一批貨物，形式發(fā)票約定支付條件為“70%定金生產(chǎn)前支付，30%余款在收到傳真單據(jù)7日后支付”，貨物從廈門(mén)通過(guò)鐵路運(yùn)輸至阿拉山口再運(yùn)往俄羅斯。貨物到達(dá)俄羅斯后，買(mǎi)方在應(yīng)付款到期后遲遲不支付30%的余款，由于投保了出口信用保險(xiǎn)，X遂向中國(guó)信保報(bào)損并提出索賠。中國(guó)信保在處理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)該案存在以下問(wèn)題：

　　1.出口合同約定貨物價(jià)值120,274.20美元，而發(fā)票金額僅為8514..89美元；

　　2.出口合同約定價(jià)格中包含運(yùn)費(fèi)，而形式發(fā)票的價(jià)格條件為FOB，且被保險(xiǎn)人在安排貨物出口時(shí)代買(mǎi)方墊付運(yùn)費(fèi)36800美元；

　　3.買(mǎi)方在應(yīng)付款發(fā)生逾期，X多次催討的情況下，赴廈門(mén)與X以口頭協(xié)商方式變更支付方式為“貨物出口后30天內(nèi)支付余款（含被保險(xiǎn)人代墊的運(yùn)費(fèi)和阿拉山口的滯期費(fèi)）”。

　　在后續(xù)調(diào)查過(guò)程中，中國(guó)信保發(fā)現(xiàn)X應(yīng)買(mǎi)方要求低開(kāi)了發(fā)票金額；買(mǎi)方聲稱(chēng)按照《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則2000》的條款，F(xiàn)OB項(xiàng)下由買(mǎi)方承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，且X無(wú)法提供全部事項(xiàng)的書(shū)面證據(jù)材料。

　　案例二：國(guó)內(nèi)某出口企業(yè)B向德國(guó)買(mǎi)家出口一批貨物，合同約定目的港為比利時(shí)的安特衛(wèi)普，但實(shí)際運(yùn)抵港為德國(guó)漢堡。貨物到港后，買(mǎi)方以貨物運(yùn)抵港錯(cuò)誤為由拒絕付款。B向中國(guó)信保反映在安排貨物出運(yùn)時(shí)，買(mǎi)方的指定貨代通知其將目的港改為德國(guó)漢堡，B認(rèn)為貨代為買(mǎi)方指定，目的港更改事宜應(yīng)為買(mǎi)方授意，遂照辦。但中國(guó)信保隨后與貨代駐廈門(mén)辦事處和漢堡辦事處聯(lián)系目的港更改事宜，對(duì)方拒絕提供書(shū)面材料。

　　案件分析

　　上述兩案均存在出口企業(yè)未保留相關(guān)書(shū)面材料的問(wèn)題，為債權(quán)確認(rèn)和欠款追討工作增加了難度。

　　案例一中，做低發(fā)票金額、更改支付條件等均屬于更改合同的主要內(nèi)容，在貿(mào)易雙方達(dá)成一致的情況下，也應(yīng)留存書(shū)面文件，以便將來(lái)發(fā)生貿(mào)易糾紛時(shí)，出口企業(yè)能夠提出相應(yīng)證據(jù)進(jìn)行抗辯。其實(shí)，貿(mào)易雙方的往來(lái)信函、電子郵件和在線聊天工具的聊天記錄等都可以作為證據(jù)留存，不一定必須要求原始的紙質(zhì)資料。而在出口貿(mào)易的實(shí)際操作中，一些出口企業(yè)往往只是一通電話就口頭約定了合同內(nèi)容或?qū)ζ溥M(jìn)行修改、補(bǔ)充。而且出口企業(yè)認(rèn)為事后再讓買(mǎi)方出具書(shū)面證明可能會(huì)給對(duì)方留下對(duì)進(jìn)口商不信任、不放心的印象，不利于雙方貿(mào)易關(guān)系的維系和發(fā)展。其實(shí)出口商在和買(mǎi)方達(dá)成口頭協(xié)議或收到買(mǎi)方的口頭指示之后，完全可以通過(guò)郵件、傳真、在線聊天等形式和買(mǎi)方再次確認(rèn)雙方洽談和指示的內(nèi)容，并委婉表示希望買(mǎi)家能書(shū)面答復(fù)，而這些往來(lái)的記錄都可以作為證據(jù)留存。

　　而在案例二中，出口企業(yè)認(rèn)為貨代為買(mǎi)方指定，更改目的港的指示肯定是由買(mǎi)方指示貨代提出的。雖然最終貨代駐廈門(mén)辦事處的人員私下向中國(guó)信保透露更改目的港的指令確由漢堡辦事處發(fā)出，但由于辦事處拒絕提供書(shū)面材料，因此出口企業(yè)缺乏充分的證據(jù)證明買(mǎi)方因目的港更改而責(zé)怪出口企業(yè)并拖欠貨款是無(wú)理的要求。出口企業(yè)從中應(yīng)該看到在買(mǎi)方指定貨代的情況下隱含的道德風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)闊o(wú)論是出于何種原因更改了目的港，一旦發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和異議，貨代出于自保考慮是不會(huì)出來(lái)指證的，因此在貿(mào)易來(lái)往中保留相關(guān)證據(jù)就變得尤為重要，出口企業(yè)完全可以要求貨代在對(duì)貨物運(yùn)輸?shù)募s定做出修改或補(bǔ)充時(shí)提供書(shū)面的指示或說(shuō)明。

　　從上述兩個(gè)案例我們可以看到，其實(shí)出口企業(yè)只需在貿(mào)易過(guò)程中多個(gè)心眼，以各種方式和途徑保留貿(mào)易過(guò)程中的證據(jù)，就可以在出險(xiǎn)后及時(shí)提供有力證明，為挽回?fù)p失打下基礎(chǔ)。因此廣大出口企業(yè)，特別是業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)該重視貿(mào)易往來(lái)書(shū)面證據(jù)的留存，吸取其他企業(yè)的慘痛教訓(xùn)，積極維護(hù)企業(yè)的貿(mào)易利益。