觀眾信息

    一般來說，展會組委會把觀眾信息分為基本信息、需求信息和行為信息三大類：

      A．基本信息

      即以觀眾的名片信息為主的信息，主要是觀眾的姓名、單位、部門、職務信息和通過郵寄、電話、傳真、Email、手機等五種方式能聯系該觀眾的必要數據。為更好利用觀眾數據，我們認為觀眾基本信息還要包含如下幾個方面： 

      1．觀眾部門、職務的規范信息：把展覽會上收集到的形形色色的觀眾部門和職務信息經過規范化處理生成規范的觀眾部門和職務信息，使使用者能按照部門類別、職位類別查詢展會觀眾信息，可以更有針對性的利用觀眾信息：如需要發技術性的資料給觀眾，可以只選擇"技術"類別的觀眾，并發信或發Email，或者只選擇"采購"類別的觀眾，寄發新品信息；或者寄發信息給觀眾中有決策能力的“高級管理人員”。

      2．觀眾城市、省份、國家、區域信息：根據觀眾的基本信息生成觀眾的城市信息（對國外觀眾則是國家信息），可以按照城市、省份、區域查詢對應區域的觀眾，便于得到某特定區域的觀眾信息 

      3．觀眾重要性級別：有些展會還會制定一定的規則，通過關鍵字查詢或逐個觀眾過慮的方式定義出每個觀眾的重要級別，以便在使用數據時只針對某個級別的觀眾。

      B．需求信息： 

      觀眾在入口填寫的調查表答案反應了觀眾的需求信息。 

      觀眾的需求信息能清楚定義每個觀眾的參觀目的和個人需求，因此，能從此角度去查找有價值的觀眾，如我們希望得到下次意向參展的觀眾名單，就可以在調查表查詢中選擇查找回答了這個問題的觀眾。

      C．觀眾現場行為信息： 

      觀眾在展覽會上進出各場館、參加研討會、訪問各展臺留下的數據是觀眾的行為信息。通過這些數據，能得到有用的結果，如希望知道展會第一天上午來的人有哪些、參加了某個會議的觀眾有哪些、哪些觀眾在不同的時間單位內多次來參觀、參觀了那個分場館或展臺的觀眾是誰、展覽會每天的高峰期情況、展覽會的觀眾滯留率等等。

      觀眾信息的作用：

      A.增加現有參展商的滿意度 

      通過買家信息庫的積累，邀請更多的專業觀眾參展。作為一個參展商，其當然希望能夠在展覽會上見到更多的專業買家，那么如何邀請到更多的專業觀眾，便成為展會組織者最應關心的問題之一，通過周期展對專業買家信息的積累，是解決這個問題的有效方法之一。 

      為參展商提供更加有效的買家信息，最大程度的促成會后的交易。如果在展會結束后，能夠為您的參展商提供部分有價值的專業觀眾數據信息，相信一定能獲得參展商的不一樣的評價。如在某次醫療展中，展會組委會將部分觀眾信息有選擇的贈送與大會的參展商，收到了參展商的一致好評，并有展商當即表示一定參加下一屆的醫療展，因為他感受到組委會真正服務于展商的決心！ 

      怎么提供有價值的觀眾信息給對應的參展商呢，我們可以通過觀眾的基本信息和需求信息來鑒別，如某參展商對"電控裝備"類的觀眾感興趣，就可以為其提供選擇了該類調查問題的觀眾信息

      B.挖掘潛在參展商： 

      除了常規的觀點外，我們發現：在展覽會期間，部分專業公司用于參觀的費用已經遠遠超出展覽會的展位價格。此類公司為展覽組織者應關注的潛在參展商。

      調查問題中往往也能夠揭示這樣的用戶。在某次系統安全展覽會中，調查問題標出閣下的參觀目的，部分觀眾選擇"評估此展覽會以作明年參展計劃"選項，該數據也可作為下屆招展對象的重要依據。

      C.甄別展會的專業觀眾，提供更為深入的服務 

      對展會的觀眾信息進行分析，將其中的部分高級職位和直接用戶定義為專業觀眾，提供更加深入的服務，使之最終成為展會的核心價值，并通過他們的帶動作用，吸引更多的專業觀眾參加展覽會，從而實現展覽會的發展和壯大。如： 

      在每次展會開始的前一段時間，直接寄發打印好的觀眾胸卡給專業觀眾，免去他在入口排隊之苦。這是一種很有效的方式，因為專業觀眾希望被重視的心理得到了滿足。實踐證明，這種事先發放的專業觀眾參觀卡的有效率非常高，并日益為各展覽會所接受。 

      這種方式還有兩方面的好處，一方面，減輕了現場接待的壓力，甚至堅持一段時間后，現場工作會縮小很多。因為一般的行業觀眾群不會發生大的變化，每次新增的不會太多；另一方面，減少了會后篩選重復觀眾的工作量。

          D.幫助選擇宣傳投放媒體和投放比例 

      調查問題的分析能夠讓您掌握觀眾獲知展會信息來源的途徑，可以作為下屆展會廣告投放方向和比例的參考；如調查問題觀眾獲知本次展會的消息來源。統計結果表明，從專業刊物和互聯網獲知展會信息的觀眾超出了總體觀眾數的65%。此項數據指出，該組委會的廣告投向方向存在問題。因在展會的廣告投資比例中，絕大部分資金投放在了電視媒體；

      E.為下屆招展作準備 

      通過對展覽會觀眾信息和調查問卷的統計分析，能為下屆展覽會的組織提供有益依據。
      觀眾組成的比例 觀眾的地域分配、影響力組成，可以作為展覽會招商重點的重要參考依據。
      展商組成的比例 觀眾對產品的感興趣程度的高低，可以作為決定招展類別構成比例的重要參考依據。

      F.開發商務配套服務 

      在酒店預定、票務、組織旅游等方面，為專業觀眾和參展商制訂個性化的商務接待服務，與您的旅游服務提供商共享資源，凸現展會價值。

      G.建立行業的信息庫，提供行業信息服務 

      建立行業日趨權威的買家（觀眾）信息庫，直接掌握行業最新最活躍的客戶資源，減少展會對參展商邀請客戶的依賴。 

      特別重要的是，品牌展會的主辦者應該建立“多次重復參觀的有效重要專業觀眾數據庫”，以便追蹤訪問，開展調查，并開展觀眾之間的推薦請求，未這些VIP專業觀眾群提供發給長細致的邀請、國際簽證、酒店預定等人性化服務，感動觀眾，成為展會的忠實觀眾。

      通過行業信息庫，能為行業提供有償信息服務。如： 

      開展直郵服務，有效的客戶資源能使用戶收到比泛泛的廣告宣傳更好的效果。 
      為行業提供分析報告，供行業客戶購買 
      為行業提供信息查詢服務

      H. 實現和參展商的更有效互動 

      展覽會一個主要目的就是實現參展商和觀眾之間的溝通和互動，通過日益健全的觀眾信息庫，能以多種形式實現此目的。